Конференц-залы являются частью многих отельных комплексов - согласитесь, довольно удобно останавливаться в том же отеле, в котором проводится конференция, если вы приехали из другого города. Оборудование, собранное в конференц-залах, позволяет всем участникам в любом уголке зала хорошо слышать выступающих и видеть все презентации или демонстрации экрана - благодаря микрофонам, динамикам, проекторам и экранам, и другой технике.
В наше время деловое общение не ограничивается одним лишь физическим присутствием - участники конференций могут присоединяться к докладу из каждого уголка мира. Для того, чтобы совместить обычную конференцию и видеоконференцию, участнику, который выступает отдаленно, следует перепроверить и подготовить все необходимое оборудование: это включает в себя камеру, микрофон, динамики или наушники. Специальное программное обеспечение может потребоваться для различных платформ; кроме того, нужно обеспечить хорошую интернет-связь как со стороны выступающему, так и со стороны организатором конференции. Видео может демонстрироваться на экране в конференц-зале с помощью проектора. Докупить необходимое оборудование для видеоконференций можно на сайте компании Миралайт. После того, как вы убедились в наличии и исправности оборудования, соблюдайте следующие шаги:
- Подключите участников. Участники должны подключиться к видеоконференц-платформе, используя свои учетные данные или ссылку для входа. Это может потребовать ввода имени пользователя, пароля или участие по приглашению.
- Настройте аудио и видео. После подключения участники должны настроить свое аудио и видео. Это включает проверку наличия и правильной работы веб-камеры и микрофона.
- Начинайте конференцию.
Для того, чтобы конференция прошла успешно, следует обеспечить не только комфорт для всех участников - удобные стулья, доступ к напиткам, комфортную температуру в помещении, - но и минимизировать возможные технические проблемы. В процессе проведения видеоконференции могут возникать проблемы, отличные от проведение мероприятия в формате “вживую” - так, например, из-за плохого интернет-соединения может теряться картинка, звук или все вместе. Также могут возникнуть проблемы с записью экрана, если выделенный канал интернета не пропускает через себя весь поток данных. Старайтесь укладываться в заявленные рамки, но при этом не стоит чересчур торопить спикеров из-за задержек.